Guide des droits et des démarches administratives

Externaliser certaines activités de son entreprise
Fiche pratique

L'externalisation (ou outsourcing en anglais) est une stratégie commerciale qui consiste pour une entreprise à confier la réalisation de certaines tâches à un prestataire externe, expert dans son domaine.

Contrairement à la sous-traitance, l'externalisation est un contrat signé sur une longue période, généralement plusieurs années.

Vous pouvez recourir à l'externalisation dans le but de vous développer, de vous réorganiser ou de vous concentrer sur votre cœur de métier.

En effet, l'externalisation offre de nombreux avantages à votre entreprise :

  • Concentration des effectifs sur les activités à forte valeur ajoutée

  • Gain de temps

  • Augmentation de la compétitivité et de la productivité

  • Gain de souplesse et de flexibilité

  • Réduction des frais de personnel

  • Accès à des compétences nouvelles apportées par le prestataire spécialisé

Généralement, l'externalisation est consacrée aux fonctions supports qui ne présentent pas d'impact stratégique pour l'entreprise. Les fonctions privilégiées pour l'externalisation sont notamment les suivantes :

  • Gestion et la maintenance informatique

  • Comptabilité et gestion de la paie

  • Gestion des ressources humaines

  • Service marketing et commercial

  • Saisie de données

  • Standard téléphonique et accueil physique

  • Sécurité

La rédaction d'un contrat d'externalisation est obligatoire. Elle permet d'assurer une sécurité juridique optimale.

Le contrat d'externalisation doit comporter les mentions suivantes :

  • Objet du contrat, c'est-à-dire le détail de la mission confiée au prestataire

  • Prix de la prestation

  • Clause d'indexation ou clause de renégociation : elle permet de renégocier le prix de la prestation en cours de contrat en cas l'évolution des conditions économiques qui compromettraient l'équilibre du contrat. Par exemple, l'augmentation des loyers du matériel informatique.

  • Délais de paiement et/ou pénalités de retard

  • Modalités de modification du contrat

  • Livraison : lieu de livraison, délais, transport et emballage

  • Sanction du non-respect des délais : réduction du prix, par exemple

  • Contrôle et réception des prestations

  • Garanties accordées au prestataire

  • Confidentialité de certaines informations transmises au prestataire

  • Propriété intellectuelle lorsque la prestation est protégée par les droits d'auteur : par exemple, la conception d'un logiciel.

  • Clause sur le travail dissimulé pour s'assurer que le prestataire ne recourt pas au travail de personnes non déclarées

  • Date de conclusion, date d'effet du contrat

  • Tribunal compétent et droit applicable en cas de litige éventuel

Le contrat d'externalisation doit fixer les obligations de chaque partie, celles du prestataire et celles du client professionnel (vous).

Le prestataire a l'obligation d'exécuter les missions dans les conditions prévues au contrat. S'il ne les exécute pas ou s'il les exécute mal, vous pouvez engager sa responsabilité.

Le prestataire est également tenu à une obligation de conseil. Il doit s'informer des besoins de votre entreprise et orienter vos choix en préconisant la solution qui lui apparaît la plus adaptée. Il doit vous mettre en garde sur les modalités d'utilisation des services et sur ses contraintes techniques éventuelles.

Une obligation de confidentialité oblige le prestataire à ne pas communiquer sur des informations propres à votre entreprise.

Si le contrat comporte une clause de réversibilité, le prestataire doit, à l'expiration du contrat, faciliter la poursuite des services par un nouveau prestataire ou par le client lui-même sans discontinuité, ni perte d'information.

Exemple
Dans un contrat d'externalisation de services informatiques (contrat d'infogérance), le prestataire doit communiquer, tout au long de la relation contractuelle, l'ensemble des documents techniques nécessaire à l'exploitation. Avant la fin du contrat, il doit transférer ces informations au nouveau prestataire et restituer les actifs, matériels, logiciels et données. Jusqu'à 6 mois après la fin du contrat, il doit également assister l'entreprise et transférer son savoir-faire au nouveau prestataire.

Vous vous engagez tout d'abord à payer le prestataire conformément au contrat établi et en respectant les conditions de paiement qui y figurent.

Vous avez également une obligation de collaboration, vous devez tout mettre en œuvre pour que le prestataire puisse exécuter dans de bonnes conditions les missions qui lui sont confiées. Vous devez définir précisément vos besoins, vous renseigner et poser les questions nécessaires.

De plus, pour tout contrat supérieur ou égal à 5 000 € HT, vous avez une obligation de vigilance. Autrement dit, vous devez vérifier que le prestataire s'acquitte bien de ses obligations en matière de déclaration et de paiement des cotisations sociales.

Concrètement, vous devez demander au prestataire qu'il vous remette l'attestation de vigilance que l'Urssaf lui a délivrée. Vous devez ensuite vérifier sa validité sur le portail dédié de l'Urssaf. Cette vérification doit être effectuée lors de la conclusion du contrat, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de son exécution.

Modifié le 11/02/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
source www.service-public.fr