Guide des droits et des démarches administratives

Dépôt des comptes sociaux d'une société commerciale
Fiche pratique

Lors de la clôture de chaque exercice annuel, une société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés (RCS), afin d'en garantir la transparence. À réception par le greffe, les comptes annuels font l'objet d'une publication au Bodacc.

Les sociétés suivantes sont soumises à l'obligation de déposer leurs comptes sociaux :

  • Sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL)

  • Sociétés de personnes (SNC, société en commandite simple), sauf les SNC dont au moins l'un des associés est une personne physique

  • Sociétés par actions (SA, SAS et SCA)

  • Sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France

  • Sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS)

  • Sociétés coopératives agricoles et unions sous certaines conditions

À noter
les sociétés en micro-BNC ou micro-BIC et les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, profession libérale, micro-entrepreneurs notamment) ne sont pas concernés. Seuls les EIRLsont soumis à l'obligation de dépôt des comptes sociaux.

Les comptes sociaux comportent les documents suivants :

  • Comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes

  • Rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d'administration ou le directoire)

  • Documents portant sur l'affectation du résultat

  • Rapport du commissaire aux comptes, s'il y a lieu

  • Procès verbal de l'assemblée d'approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise)

  • Rapport du conseil de surveillance, s'il s'agit d'une SA à directoire ou une société en commandite par actions

En outre, les sociétés tenues d'établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer les documents suivants :

  • Comptes consolidés

  • Rapport sur la gestion du groupe

  • Rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés

  • Rapport du conseil de surveillance notamment

L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Les comptes sociaux d'une société n'intègrent pas les comptes de ses filiales.

L'obligation d'établir l'annexe jointe au bilan et au compte de résultat est supprimée pour les entreprises qui remplissent au moins 2 des critères suivants :

  • Total de bilan inférieur à 350 000 €

  • Chiffre d'affaires net inférieur à 700 000 €

  • Emploi de moins de 10 salariés en moyenne

À savoir
la société qui a pour activité la gestion des titres de participation et des valeurs immobilières doit établir cette annexe même si elle remplie au moins deux des critères.

Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l'associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l'exercice.

L'entreprise doit déposer les comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce dans l'un des délai suivants :

  • 1 mois après l'approbation des comptes

  • Si le dépôt est fait par voie électronique, 2 mois après l'approbation des comptes

Par exemple, dans le cas d'une clôture de l'exercice au 31 décembre, les comptes doivent obligatoirement être déposés avant le 31 juillet de l'année suivante, sauf si le dépôt est effectué par voie électronique.

Avec transmission électronique du certificat de dépôt

Cas général

Le dépôt se fait contre la remise d'un certificat de dépôt.

Greffe du tribunal de commerce

Site internet

Entreprise dont le siège est situé dans le Haut-Rhin, le Bas-Rhin ou la Moselle

Tribunal judiciaire

Site internet

Cas général

Les comptes sont à envoyer par courrier en recommandé avec avis de réception.

Greffe du tribunal de commerce

Site internet

Entreprise dont le siège est situé dans le Haut-Rhin, le Bas-Rhin ou la Moselle

Tribunal judiciaire

Site internet

Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou uniquement le compte de résultat dans certains cas), déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics. Seules les administrations, les autorités judiciaires ou la Banque de France y ont accès.

L'option de confidentialité des comptes annuels est réservée aux micro-entrepreneurs remplissant au moins 2 des critères suivants :

  • Total de bilan de moins de 350 000 €

  • Chiffre d'affaires net de moins de 700 000 €

  • Moins de 10 salariés en moyenne

Les micro-entrepreneurs établis sous forme de société coopérative agricole ou d'union de sociétés coopératives agricoles peuvent bénéficier de l'option pour les comptes déposés depuis le 7 août 2016.

L'entrepreneur qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration selon le modèle suivant :

À réception, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité par le biais d'une phrase ajoutée dans l'avis inséré au Bodacc. Le greffier délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu'ils ne sont pas communicables aux tiers.

Une petite entreprise peut bénéficier de l'option de confidentialité, qui s'applique à ses comptes annuels à condition qu'elle ne dépasse pas au moins 2 des 3 critères suivants :

  • Total de bilan de 6 000 000 €

  • Chiffre d’affaires net de moins de 12 000 000 €

  • Moins de 50 salariés en moyenne

L'entreprise qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration selon le modèle suivant (uniquement pour les déposés à partir du 7 août 2016) :

À réception, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité par le biais d'une phrase ajoutée dans l'avis inséré au Bodacc. Le greffier délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu'ils ne sont pas communicables aux tiers.

Une moyenne entreprise peut bénéficier de l'option de publication simplifiée de son compte de résultat (l'actif et la passif restent publics), à condition qu'elle ne dépasse pas au moins 2 des 3 critères suivants :

  • Total de bilan de moins de 20 000 000 €

  • Chiffre d'affaires net de moins de 40 000 000 €

  • Moins de 250 salariés en moyenne

Cette présentation n'a pas à être accompagnée du rapport aux commissaires aux comptes.

Son compte de résultat doit être accompagnés d'une déclaration de publication simplifiée selon le modèle suivant :

L'option de confidentialité ne s'applique pas dans les cas suivants :

  • Petites et moyennes entreprises appartenant à un groupe

  • Établissements de crédit et sociétés de financement

  • Entreprises d'assurance et de réassurance, fonds de retraite, mutuelles par exemple

  • Sociétés cotées sur un marché réglementé

  • Micro-entrepreneurs dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding)

  • Entités faisant appel à la générosité publique.

Cette formalité est payante.

Tarifs des dépôts de comptes sociaux (en euros TTC)

Type de dépôt

Par correspondance

Sur place

Comptes sociaux (avec ou sans déclaration de confidentialité)

45,20 €

43,85 €

Comptes sociaux + comptes consolidés

90,40 €

87,70 €

Certificat attestant du dépôt des comptes annuels sans être rendus publics

2,58 €

1,49 €

Ces tarifs comprennent les émoluments du greffe, la publication au Bodacc et la transmission à l'Institut national de la propriété industrielle (Inpi).

Le paiement est effectué par chèque libellé à l'ordre du greffe du tribunal, tribunal de commerce ou mixte de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).

Si le délai de dépôt est dépassé, le greffier procède à une relance, qui est facturée à la société.

Toute infraction à l'obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 €.

De plus, lorsque les dirigeants d'une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte.

En cas de non dépôt des comptes d'une société commerciale agro-alimentaire, le tribunal, saisi par l'Observatoire de la formation des prix et des marges des produits alimentaires, peut fixer une astreinte de 2 % du chiffre d'affaires (HT) journalier moyen par jour de retard.

Références

Modifié le 19/03/2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé de la justice
source www.service-public.fr