Guide des droits et des démarches administratives

Déclaration et paiement des cotisations sociales
Fiche pratique

Prélevées sur le salaire brut, les cotisations et contributions sociales sont dues à la fois par l'employeur et par le salarié. En pratique, les cotisations dues par le salarié sont retenues lors de chaque paie par l'employeur et c'est ce dernier qui déclare et verse les cotisations et contributions patronales et salariales aux organismes de recouvrement. Le salarié perçoit le salaire net, c'est-à-dire sa rémunération brute déduite des cotisations.

La protection sociale du travailleur salarié est financée par des cotisations et contributions qui sont calculées à partir du salaire brut. Certains de ces prélèvements sont à la fois à la charge du salarié (part salariale) et de l'employeur (part patronale).

Il s'agit notamment des cotisations et contributions suivantes :

  • Cotisations de sécurité sociale qui couvrent l'assurance maladie, maternité, invalidité, décès et l'assurance vieillesse de base (retraite du régime général ou du régime de protection sociale agricole) 

  • Contributions d'assurance chômage qui financent les prestations chômage (uniquement pour les employeurs et les intermittents du spectacle)

  • Cotisations de retraite complémentaire obligatoire, qui sont reversées aux caisses Arrco (pour tous les salariés cadres et non-cadres du secteur privé) - Agirc (en supplément pour le personnel cadre), à 60 % par l'employeur et 40 % par le salarié 

  • Cotisation Apec (pour les cadres uniquement)

Une fois ces sommes déduites, le salarié perçoit le salaire net.

Les salariés du secteur privé et du secteur public effectuant des heures supplémentaires bénéficient d'un taux de réduction de leurs cotisations salariales d'assurance vieillesse (11,31 % au maximum sur ces heures).

C'est l'employeur qui doit verser les cotisations et contributions (part salariale et part patronale confondues) aux organismes de recouvrement :

  • Urssaf si le salarié relève du régime général de sécurité sociale 

  • Mutualité sociale agricole (MSA) si le salarié relève du régime de protection sociale agricole.

À savoir
la part salariale des contributions d'assurance chômage est supprimée, sauf pour les intermittents du spectacle, les salariés travaillant à Monaco et certains salariés expatriés.

Il existe d'autres cotisations qui sont uniquement à la charge de l'employeur :

Des prélèvements fiscaux destinés au financement de la Sécurité sociale sont supportés uniquement par le salarié :

Jusqu'au 31 décembre 2022, lorsque l'employeur met à la disposition du travailleur salarié une borne électrique de recharge de véhicules, l'avantage en nature constitué par l'utilisation de cette borne à des fins non professionnelles n'est pas pris en compte.

L'assiette des cotisations et contributions sociales sur les revenus d'activité est la base sur laquelle elles sont calculées.

L'assiette comprend toutes les sommes, avantages et accessoires (en nature ou en argent) qui sont dus en contrepartie ou à l'occasion d'un travail, d'une activité ou d'un mandat électif.

Il s'agit notamment des éléments de rémunération suivants :

  • Salaire brut, dont les rémunérations dues pour les heures supplémentaires et complémentaires 

  • Primes et indemnités 

  • Prestations sociales complémentaires 

  • Revenus de remplacement en cas d'arrêt maladie, maternité ou accident de travail 

  • Prestations familiales extralégales 

  • Avantages en espèces servis par le comité d'entreprise 

  • Avantages en nature (nourriture et logement, mise à disposition de voiture pour l'usage privé des salariés par exemple).

D'autres éléments de rémunération ne sont pas soumis à cotisation :

  • Indemnités journalières versées par la Sécurité sociale 

  • Revenus de remplacement : pensions de retraite et d'invalidité, allocations de chômage et de préretraite 

  • Primes liées à l'intéressement ou à la participation des salariés aux résultats de l'entreprise (dans le cadre d'un accord collectif) 

  • Gratifications liées à la remise de la médaille d'honneur du travail, dans la limite du salaire mensuel de base 

  • Indemnités considérées comme des dommages et intérêts 

  • Contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire 

  • Remboursement de frais professionnels pouvant être justifiés.

La base de calcul des cotisations ne peut pas être inférieure à la rémunération minimale légale ou conventionnelle (Smic), à laquelle doivent êtres ajoutées les majorations, primes et indemnités légales ou conventionnelles (sauf pour les salariés rémunérés au forfait ou les VRP multicartes).

À l'inverse, certaines cotisations sont plafonnées : au-delà d'un certain montant ou plafond,les rémunérations ne sont plus prises en compte pour le calcul des cotisations. C'est le cas pour une partie des cotisations vieillesse et Fnal. Les autres cotisations sont dues sur la totalité de la rémunération.

La base de calcul de la CSG-CRDS est plus large que celle des cotisations de Sécurité sociale. S'y ajoutent les éléments de rémunération non soumis à cotisation.

La détermination du plafond de la Sécurité sociale pour le calcul des cotisations sociales est celui de la période de travail donnant lieu à rémunération. Il est ajusté au prorata temporis (en fonction de la périodicité de la paie ou, lorsque le salarié n'a pas été présent au cours de l'ensemble de cette période, en fonction des jours couverts par le contrat de travail sur cette même période). Des règles particulières s'appliquent aux salariés à temps partiel et à ceux exclus de la mensualisation notamment.

Par exemple, dans le cas du versement de salaire du mois de décembre début janvier, le plafond de la Sécurité sociale applicable est celui de décembre.

Ce plafond sera également appliqué aux rémunérations rattachées à la même paie dues au titre d'autres périodes.

En cas de décalage de paie, les réductions de cotisations sociales sont calculées sur 13 paies.

Le changement de fait générateur des taux et plafond a un impact sur le calcul de la réduction générale des cotisations sociales pour décembre et de la réduction du taux des cotisations d'allocations familiales.

Pour le calcul de la réduction du taux de la cotisation d'allocations familiales, il faut prendre en compte la rémunération afférente aux 13 mois et la rapporter à 13 Smic mensuels.

En cas de désaccord avec un organisme de sécurité sociale, le professionnel peut demander une médiation. Le médiateur sera désigné par le directeur de l'organisme.

À savoir
la gratification d'un stagiaire, obligatoire à partir de 2 mois de stage conventionné, est exonérée de charges sociales si elle est inférieure à 3,90 € par heure de stage. Au-delà de ce seuil, elle est soumise à cotisations sociales.

Déclarer via la DSN

La masse salariale (c'est-à-dire les salaires bruts), le nombre d'heures rémunérées, l'assiette et le montant des cotisations doivent être déclarés chaque mois au moyen de la déclaration sociale nominative (DSN) :

  • par les employeurs non agricoles à l'Urssaf,

  • par les employeurs agricoles à la MSA.

La DSN relative aux paies doit être souscrite au cours du mois suivant la période d'emploi rémunérée :

  • au plus tard le 5 du mois pour les employeurs d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail, 

  • au plus tard le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés).

À savoir
les employeurs qui n'utilisent pas encore la DSN doivent établir au plus tard le 31 janvier la déclaration annuelle de données sociales (DADS-U).

Payer par voie dématérialisée

Le paiement par voie dématérialisée est obligatoire quel que soit le revenu d'activité ou le chiffre d'affaires :

  • pour les auto-entrepreneurs : par télépaiement ou carte bancaire,

  • pour les assurés classiques : par prélèvement automatique, télépaiement, carte bancaire ou virement.

Le paiement mensuel des cotisations devient la règle.

Tiers-déclarants

L'employeur peut confier à un tiers-déclarant l'exercice de ses droits. Le tiers doit procéder aux déclarations par voie dématérialisée.

Les tiers-déclarants sont soit :

  • des entreprises qui versent des commissions, courtages, honoraires, droits d'auteur ou d'inventeur,

  • des caisses de retraite qui versent des pensions et rentes,

  • des caisses d'assurance maladie qui versent des indemnités journalières (IJ) de maladie et des pensions d'invalidité,

  • des professionnels qui achètent de métaux (ferreux et non ferreux).

Les entreprises qui possèdent plusieurs établissements peuvent centraliser leurs déclarations sociales et leur paiement de cotisations dans un unique centre d'Urssaf. Ce dispositif est appelé VLU.

Le VLU est obligatoire pour les entreprises employant 250 salariés et plus. Il est optionnel pour les autres.

L'entreprise doit faire une demande d'autorisation. Si la demande est faite avant le 31 octobre, le dispositif de VLU est alors mis en place qui au 1er janvier de l'année qui suit. Pour les entreprises qui pratiquent le décalage de paie, la mise en place du VLU est effective au 1er décembre de l'année en cours.

Pour que sa demande de VLU soit acceptée, l'employeur doit être en relation avec au moins 2 centres d'Urssaf.

Il doit aussi être à jour de ses cotisations et déclarations.

Pour en savoir plus

Références

Modifié le 18/04/2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
source www.service-public.fr